ペーパーレスとは

ペーパーレス実施すると何が変わるのでしょうか?

JOINTEXの推奨するペーパーレスとは

ペーパーレスと聞くと「紙が1枚もない状態」や「タブレット端末で会議」などが思い浮かぶかもしれません。
 
JOINTEXで推奨するペーパーレスとは、オフィスや職場から資料などの紙をすべて取り除くことではなく、
 

  1. 紙で残す必要がある物や残したほうがよい書類資料は残し、不必要な紙を取り除くこと。
  2. 残す書類資料等は、すぐに利用できる状態を維持させること。

 
つまり、『整頓』された状態を作ることです。

これまでのペーパーレスとの違い

 一般的なペーパーレスの多くは、紙を使わないことによる「コスト削減」とデータ化することによる「効率化」をめざしています。
 
 しかし、紙には視認性が高く、書き込みをし易いといったメリットや、紙で保有が必要な書類があります。
データ化も、検索しやすいなどのメリットがありますが、不必要な書類までデータ化してしまうと、のちのちデータの管理が大変になります。
 
ペーパーレスとは、やみくもにデジタル化し、紙を減らすことではありません。
 
ペーパーレスの『理論』や『仕組み』を理解した上でオフィスにあるムダを取り除き、働きやすく効率の良いオフィスにすることが最終目標です。

 

ペーパーレスはそのための「手段」であって「目的」ではないのです。

 

ペーパーレスの対象範囲

オフィスには、書類資料等の紙類以外にも多くのものが存在しています。これらも一緒に考えないと、ペーパーレスを実施しても、想定した効果が得られません。
ペーパーレスは紙だけでなく、オフィスや職場にあるすべての物が対象になります。


■ 主なペーパーレス対象物
 ・書類資料を中心としたビジネス文書
 ・カタログ・書籍・雑誌等の紙類
 ・伝票
 ・文具事務用品
 ・図面、販促物、商品サンプル、掲示物など

※ペーパーレス実施後は、書類資料等の保管に必要であった収納庫も、ペーパーレスの対象物となります。

ペーパーレスの3つのメリット

ペーパーレスを実施することによるメリットは3つあります。
■時間的効果
 必要な物しかないため、欲しいものがすぐに見つかり、探す時間が削減されます。

■経済的効果
 保管にかかるコストが減り、オフィス内のスペースを捻出できます。

■精神的効果
 目に入るものからの混乱をさけ、モチベーションのアップに繋がります。