PLUSの推奨するペーパーレスとは
ペーパーレスと聞くと「紙が1枚もない状態」や「タブレット端末で会議」などが思い浮かぶかもしれません。
PLUSで推奨するペーパーレスとは、オフィスや職場から資料などの紙をすべて取り除くことではなく、
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紙で残す必要がある物や残したほうがよい書類資料は残し、不必要な紙を取り除くこと。
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残す書類資料等は、すぐに利用できる状態を維持させること。
つまり、『整頓』された状態を作ることです。
これまでのペーパーレスとの違い
一般的なペーパーレスの多くは、紙を使わないことによる「コスト削減」とデータ化することによる「効率化」をめざしています。
しかし、紙には視認性が高く、書き込みをし易いといったメリットや、紙で保有が必要な書類があります。
データ化も、検索しやすいなどのメリットがありますが、不必要な書類までデータ化してしまうと、のちのちデータの管理が大変になります。
ペーパーレスとは、やみくもにデジタル化し、紙を減らすことではありません。
ペーパーレスの『理論』や『仕組み』を理解した上でオフィスにあるムダを取り除き、働きやすく効率の良いオフィスにすることが最終目標です。
ペーパーレスはそのための「手段」であって「目的」ではないのです。
ペーパーレスの対象範囲
オフィスには、書類資料等の紙類以外にも多くのものが存在しています。これらも一緒に考えないと、ペーパーレスを実施しても、想定した効果が得られません。
ペーパーレスは紙だけでなく、オフィスや職場にあるすべての物が対象になります。
■ 主なペーパーレス対象物
・書類資料を中心としたビジネス文書
・カタログ・書籍・雑誌等の紙類
・伝票
・文具事務用品
・図面、販促物、商品サンプル、掲示物など
※ペーパーレス実施後は、書類資料等の保管に必要であった収納庫も、ペーパーレスの対象物となります。
ペーパーレスの３つのメリット
ペーパーレスを実施することによるメリットは３つあります。
■時間的効果
必要な物しかないため、欲しいものがすぐに見つかり、探す時間が削減されます。
■経済的効果
保管にかかるコストが減り、オフィス内のスペースを捻出できます。
■精神的効果
目に入るものからの混乱をさけ、モチベーションのアップに繋がります。
