ペーパーレスプロジェクト

どのようにペーパーレスを実施するのでしょうか?
ペーパーレスアドバイザーⓇが、インテグラル法律事務所様のペーパーレスプロジェクトをご支援させていただいた内容を紹介いたします。ペーパーレスプロジェクトの流れをご確認ください。

1.ヒアリング・調査・提案

1-1.ヒアリング

ペーパーレスの目的や目標(ゴール)を確認するため、ペーパーレスアドバイザー※1によるヒアリングを実施いたします。
 
 ヒアリング内容(例)
・ペーパーレス化目的
・オフィスに書類・資料等が増える理由
・書類、資料等を減らす取り組み
・ペーパーレス実施後のオフィスイメージと働き方
 

1-2.調査

 ペーパーレスをご希望されている場所や収納庫に、どのくらいの紙や物があるか確認させていただきます。
全体の把握だけでなく、ペーパーレス実施中の不要書類置き場や、廃棄にかかるコストを算出する上でも、重要な作業になります。


<事例>
 ペーパーレス化をご希望されている個人ブース内と収納庫の中身を確認させて頂きました。収納庫のみならず、デスクの上にも1年以上開いていないファイルやフォルダーが存在していました。

また、通路にも書類・資料の入ったダンボールが山積みされており、通りにくい場所も発生するほどでした。
 
書類・資料量が想定以上に多かったので、今後の提案を作成する上で、対象スペースに収納されている全容の把握を行いました。

1-3.提案

ヒアリング調査の上で、ペーパーレスに必要な内容をご提案いたします。

ご提案(例)
・現状オフィスの課題
・不要な書類、資料を減らすこと
・リバウンドしないための、ルール・基準の制定
・概算のスケジュールと費用

 
 

2.実施に向けた準備

2-1.基本ルール・基準の制定

それぞれのオフィスに合ったルールを制定します。
例えば、進行中のプロジェクト資料は、ファイルに綴じて、いつでも手にとることができるよう書棚に保管。終了したプロジェクトは最新版のみをデータ化し、電子文書として保管をし、紙文書は破棄するといったルールです。


<事例>
● 基本ルール・基準の制定 

紙の保管を前提として、同時にスキャン・データ化をすることにしました。
これは、データ化することにより『紙=重い書類・資料等』を持ち運びしなくても良いメリットに加え、案件終了時には、データ化された文書を保管し、紙文書は廃棄することができます。

期間、案件内容により、「オフィス内に保管するもの」、「外部倉庫に保管するもの」、「廃棄するもの」の3つに分類することにしました。

2-2.事前準備

不要な紙書類を入れるためのダンボールや、一次保管場所の確保、ガムテープやマジックなどの文具、機密文書を引き取るサービスを準備・手配します。


<事例>
● 体制について
終了案件については、期間・案件内容で判断する必要があるため、長家弁護士自身でのチェックをお願いしました。
ペーパーレス実施の為に、日常業務が停止してはいけないため、数名ほど外部から手伝いと、既存利用しているサービスは、既存の会社への手配を行っていただき、今回のペーパーレス化に有効な『派遣型スキャン代行サービス』と『機密文書リサイクルサービス』を利用することにしました。

● 事前準備
実施日の前日夕方頃に、機密文書リサイクル専用のボックスが到着しました。

●当日朝

ご用意いただいた書類・資料の峻別作業場所を作業がしやすいようにセッティングし、傷や汚れ防止に養生を行いました。

 
 

3.ペーパーレスの実施

3-1.不要書類、不要物の分類

制定したルールに合わせて、不要物を分類し、廃棄スペースへ集めます。不要物はメジャーで測定し、廃棄量を記入します。


<事例>
● 終了案件の期間・案件内容の分類

 5 年以上前の案件資料は基本的には廃棄することに。弁護士1 年目の資料が出てきて手が止まる場面も見受けられましたが、分類のコツを掴まれてからは一気にスピードアップ。ファイルごと廃棄できるところも気に入っていただきました。

● スキャン作業
事前にファイル名称のつけ方・納入媒体を決めてから作業に入りました。ホッチキスで綴じられている部分は一旦はずし、スキャン後に再度ホッチキスで綴じます。ファイルの綴じ方も、スキャン前後で変更がないように元に戻します。

 
 

4.後片付け

●機密文書の引き上げ

機密文書は回収業者に引き取り依頼をします。

ダンボール箱に入っているものはそのまま回収し、専用ボックスに投函したものは、鍵付きの収納袋に移し、重量を測定し、回収用トラックまで業者が運搬します。

溶解処理まで完了すると「溶解証明書」が送付される業者が安心です。

●不要なパソコン

機密情報が入っているパソコンは、データ消去付きのOA機器買取リサイクルが便利です。

○不要な書籍

大量の書籍の場合、古本屋の買取サービスの利用ができる場合があります。

読まなくなった本が誰かの役立つ本かもしれません。

※こちらは、弊社取扱いサービスではございません。

●不要なオフィス家具

使っていない机やロッカーなどは、家具リサイクルを利用することができます。

ペーパーレスコンサルティング


 
ペーパーレスアドバイザーⓇが、お客様のペーパーレスプロジェクトを支援します。
自社だけでは思うように進まない「ペーパーレスプロジェクト」をゴールまでナビゲートします。
お問い合わせください。
※準委託契約となります。

 

文書保管サービス


 
機密文書の入出庫・保管・溶解処理までを一元管理するサービスです。全国7ヶ所に設置した文書保管用の倉庫でお預かりいたします。保管文書の閲覧、PDF化、メール送信なども承ります。
1ヶ月あたり
¥120+税/箱~
※別途、集配送料・入出庫費がかかります。

 

電子文書保管サービス


 
お客様専用のファイルサーバーをクラウド環境に構築し、提供するサービスです。データ化した大切な書類を24時間365日の監視体制で責任をもってお預かりします。
お問い合わせください。

 

機密文書リサイクル


 
処分に困る、シュレッダーにかけるには量が多すぎる機密文書をお手持ちの段ボール箱で引き取り、リサイクル処理するサービスです。

回収料金
回収段ボールは、三辺の合計が120cm以内、重量が20kg以内でご用意ください。
¥1,450+税/箱~
※一部エリアでは地域料金が発生する場合がございます。

 

家具リサイクルオークション


 
移動時などに買い替えで不要になったオフィス家具を査定いたします。状態の良いものはオークションで処分することで廃棄費用の削減ができます。

お問い合わせください。
※物量と引取り物品の程度により買取料金が変わります。

 

機密文書出張断裁


 
事務の合理化を促進する文書裁断のアウトソーシングサービス。大型シュレッダーを搭載したトラックがお客様の元まで出向き、目の前で文書を裁断します。
¥55+税/kg~
※2,000kgの場合
※沖縄県・離島はサービス対象外となります。

 

OA機器買取リサイクル


 
使用済みのパソコンから周辺機器まで、データ消去(証明書発行)作業した上で、可能な商品をリサイクルするサービスです。まとめて対応することで、お客様の費用や作業負担を軽減します。

廃棄物処理と比較して
約¥10,250のコストメリット
※PC10台を廃棄した場合

 

派遣型スキャン代行サービス


 
お客様のオフィスにお伺いし、そのばで機密文書からビジネス文書、カタログ、冊子まであらゆるシーンで発生する紙スキャンし、PDF化するサービスです。
¥19+税/枚~
※首都圏以外は、別途出張費用が発生いたします。