ペーパーレスプロジェクト

1-1．ヒアリング

ペーパーレスの目的や目標（ゴール）を確認するため、ペーパーレスアドバイザー※1によるヒアリングを実施いたします。
 
 ヒアリング内容（例）
・ペーパーレス化目的
・オフィスに書類・資料等が増える理由
・書類、資料等を減らす取り組み
・ペーパーレス実施後のオフィスイメージと働き方
 

1-2．調査

　ペーパーレスをご希望されている場所や収納庫に、どのくらいの紙や物があるか確認させていただきます。
全体の把握だけでなく、ペーパーレス実施中の不要書類置き場や、廃棄にかかるコストを算出する上でも、重要な作業になります。

＜事例＞
　ペーパーレス化をご希望されている個人ブース内と収納庫の中身を確認させて頂きました。収納庫のみならず、デスクの上にも1年以上開いていないファイルやフォルダーが存在していました。

また、通路にも書類・資料の入ったダンボールが山積みされており、通りにくい場所も発生するほどでした。
 
書類・資料量が想定以上に多かったので、今後の提案を作成する上で、対象スペースに収納されている全容の把握を行いました。

2-1．基本ルール・基準の制定

それぞれのオフィスに合ったルールを制定します。
例えば、進行中のプロジェクト資料は、ファイルに綴じて、いつでも手にとることができるよう書棚に保管。終了したプロジェクトは最新版のみをデータ化し、電子文書として保管をし、紙文書は破棄するといったルールです。

＜事例＞
● 基本ルール・基準の制定 

紙の保管を前提として、同時にスキャン・データ化をすることにしました。
これは、データ化することにより『紙＝重い書類・資料等』を持ち運びしなくても良いメリットに加え、案件終了時には、データ化された文書を保管し、紙文書は廃棄することができます。

期間、案件内容により、「オフィス内に保管するもの」、「外部倉庫に保管するもの」、「廃棄するもの」の3つに分類することにしました。

2-2．事前準備

不要な紙書類を入れるためのダンボールや、一次保管場所の確保、ガムテープやマジックなどの文具、機密文書を引き取るサービスを準備・手配します。

＜事例＞
● 体制について
終了案件については、期間・案件内容で判断する必要があるため、長家弁護士自身でのチェックをお願いしました。
ペーパーレス実施の為に、日常業務が停止してはいけないため、数名ほど外部から手伝いと、既存利用しているサービスは、既存の会社への手配を行っていただき、今回のペーパーレス化に有効な『派遣型スキャン代行サービス』と『機密文書リサイクルサービス』を利用することにしました。

● 事前準備
実施日の前日夕方頃に、機密文書リサイクル専用のボックスが到着しました。

●当日朝

ご用意いただいた書類・資料の峻別作業場所を作業がしやすいようにセッティングし、傷や汚れ防止に養生を行いました。

3-1．不要書類、不要物の分類

制定したルールに合わせて、不要物を分類し、廃棄スペースへ集めます。不要物はメジャーで測定し、廃棄量を記入します。

＜事例＞
● 終了案件の期間・案件内容の分類

　5 年以上前の案件資料は基本的には廃棄することに。弁護士1 年目の資料が出てきて手が止まる場面も見受けられましたが、分類のコツを掴まれてからは一気にスピードアップ。ファイルごと廃棄できるところも気に入っていただきました。

● スキャン作業
事前にファイル名称のつけ方・納入媒体を決めてから作業に入りました。ホッチキスで綴じられている部分は一旦はずし、スキャン後に再度ホッチキスで綴じます。ファイルの綴じ方も、スキャン前後で変更がないように元に戻します。