事例

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2017年04月04日

ペーパーレス事例

インテグラル法律事務所様

 オフィスビル15階相当分の資料・書類をペーパーレス!
ペーパーレスで執務スペースが復活しました!

インテグラル法律事務所 長家弁護士ブース様にて、ペーパーレスアドバイザーとともにペーパーレスに取り組んでいただきました。
ペーパーレスを実践し、どのように変化したか?インタビューさせていただきました。



Q ペーパーレスに興味を持ったきっかけを教えてください。


 以前から、弁護士が裁判所に出廷する時に、大量の資料やファイルを旅行用のトランクに詰め込んで、そのトランクを引きずって出廷することに違和感を持っていました。何かあった時に調べたりすることはありますが、ほとんどの裁判では開かないで終わることが多く、終わったらトランクケースはそのまま引いて帰ることになります。出張で出廷しなければいけない時は特に大変でした。

 そんな中、4、5年ほど前にノートパソコンを持ち運びしやすいものに買い換えたことをきっかけに、Wi-fi とクラウド型の保管サービスを利用するようになりました。仕事をするのに場所を選ばなくなったので、事務所以外の場所で仕事をすることが増えていきました。

 その一方で、過去の弁護記録や資料を見たい時には、事務所に行って仕事をしなければならないので、その行動がとても非効率に感じるようにもなり、対応中の案件からスキャンしてクラウドに保管することにしました。そうすることで、最近ではタブレット端末1 つでも裁判所に出廷できるようにまでなりました。もちろん、何も問題はありませんでした。

 なので、仕事の効率化を図っていくうちに、自然とペーパーレスを求めるようになった、という感じですね。


Q ペーパーレスアドバイザーへご相談いただいたきっかけを教えてください。

 対応中の案件は、資料が増える度にスキャンを行えばいいので、そこまで手間ではないのですが、弁護士人生20年で蓄積した資料や過去の弁護記録など、それはもう事務所に収まりきらないぐらい膨大にあって…(笑)。

貸し倉庫にも20 箱以上置いてありました。それを全部スキャンすると考えただけで、気が遠くなりますよね。なので、何か解決できるいい方法はないか、常に課題として持っていました。

 そんな時に、知人の紹介でペーパーレスアドバイザーという方がいることを知り、相談してみることにしました。お会いしたその日に事務所まで来て頂き、現状を確認していただきました。


Q実際にペーパーレスアドバイザーと実施してみていかがでしたか?

 最初にご相談させていただいた時には、あまり深く考えずに多くの資料をスキャン、保管するつもりで考えていました。仕事柄、資料の多くが機密文書なので簡単に捨てられませんし、ファイルに綴じている資料がほとんどなので、それを分別して処分しなければいけないと考えただけでストレスを感じていました(笑)捨てるべきか、残しておくべきか悩む資料があっても、手間が掛かるぐらいなら捨てなくていいや、と思ってしまい、悪循環でどんどん資料が蓄積していきました。

 今回、そのような事情をご相談したところ、ご提案頂いたのが『機密文書リサイクル』でした。ファイルに綴じたまま、クリップ、ホチキスなどが付いたまま捨てることができたので、『捨てる』という行為に壁が無くなりました。それだけで、本当に残す必要がある資料なのかどうかを見極めるきっかけになりました。また、「使わない=見ない」ものをデータ化する必要はない、ということに気が付けたことは大きな収穫です。おかげで事務所も心もスッキリしました!

 本当に「残す=見る」必要がある資料なのかを精査した上で、『派遣型スキャン代行サービス』を利用したので、最初にスキャンを想定していた量よりたいぶ縮小したと思います。


Q派遣型スキャン代行サービスはいかがでしたか?

 事務所まで来てスキャンしていただけたので、その場でスキャンするファイルを選抜でき、とても手軽に利用することできました。 依頼した資料のスキャンが終わると、作業したパソコン上にデータが残っていないかを確認することもでき、機密文書でも安心して依頼できました。


Q今後もペーパーレスを継続する為に、どのようなことを心がけていかれますか?

 今は極力、紙で資料を貰うことは避け、メールでデータとして送って貰うようにしています。どうしても紙しかない場合は、スマートフォンで写真を撮ってデータ化しています。また、これまでは紙以外の資料や封筒、領収書なども、必要以上にファイルに綴じていたのですが、スキャンすることを前提として資料をまとめることを心がけるようになりました。
 ペーパーレスアドバイザーにご相談できてよかったです!
  取材日:2016 年8 月2 日

※インテグラル法律事務所様の実施内容の事例は、「ペーパーレスプロジェクト」ページにて公開しております。
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